Объяснительная записка — письменное объяснение причин опоздания, отсутствия, ошибки или другого нарушения на имя руководителя. Образец простой: кому и от кого, заголовок «Объяснительная записка», что произошло, когда и почему, подтверждающие документы, дата и подпись. В Казахстане работодатель обязан запросить объяснение до взыскания, а на ответ у работника есть два рабочих дня.
Ниже разбираем, что говорит Трудовой кодекс, как устроена объяснительная, и даём четыре образца: за опоздание, за отсутствие на работе, за ошибку и для университета. Все образцы вымышленные, подставьте свои данные. Если после конфликта вы задумались о новой работе, начните с материала образец резюме на работу в Казахстане.
Когда пишут объяснительную записку
- Опоздание или ранний уход: руководитель хочет понять причину и решить, нужно ли взыскание.
- Отсутствие на работе: прогул без объяснения может стать основанием для серьёзного взыскания, поэтому ответ особенно важен.
- Ошибка в работе: испорченный товар, неверный платёж, пропущенный срок. Объяснительная фиксирует, что произошло и что вы сделали, чтобы исправить последствия.
- Нарушение правил трудового распорядка или охраны труда: работодатель выясняет обстоятельства перед решением.
- Учёба: пропуск занятий, экзамена или опоздание с курсовой. Деканат или куратор просят объяснение для личного дела студента.
Объяснительная по Трудовому кодексу РК
По пункту 2 статьи 65 Трудового кодекса Республики Казахстан до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника объяснение в письменной форме: на бумаге, в виде электронного документа с ЭЦП или в электронном виде с идентификацией работника. Требование тоже оформляется письменно и вручается лично или через почту, электронную почту и другие каналы с подтверждением получения.
Если объяснение не представлено по истечении двух рабочих дней с даты получения требования, представитель работодателя составляет акт. Непредставление объяснения не мешает применить взыскание. Видов взысканий по статье 64 четыре: замечание, выговор, строгий выговор и в предусмотренных случаях расторжение трудового договора. По статье 66 взыскание налагается не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не позднее шести месяцев со дня его совершения, кроме исключений из закона.
Практический вывод: не отказывайтесь писать объяснительную. Это ваша возможность изложить обстоятельства, а без неё работодатель решает, опираясь только на свою версию.
Структура объяснительной записки
- Шапка в правом верхнем углу: должность и ФИО руководителя, затем ваши должность и ФИО. Так понятно, кому адресован документ.
- Заголовок «Объяснительная записка» по центру.
- Факт: что произошло, дата и время. Пишите конкретно, чтобы не пришлось уточнять.
- Причина: почему так получилось. Только проверяемые обстоятельства, без эмоций и обвинений.
- Подтверждение: справка, билет, скриншот уведомления, номер обращения. Укажите, что прикладываете.
- Что сделано: как вы исправили последствия или предупредили руководителя. Это показывает ответственное отношение.
- Дата и подпись. Сохраните копию или фото с отметкой о получении.
Образец объяснительной за опоздание
Объяснительная за опоздание (вымышленная)
Директору ТОО «[название]» [ФИО]
от менеджера отдела продаж [ФИО]
Объяснительная записка
[Дата] я опоздал на работу на [число] минут и пришёл в [время] вместо [время].
Причина: автобус маршрута № [номер] сломался на [улица], следующий пришёл через [число] минут. Такси в этот момент вызвать не удалось.
В [время] я сообщил о задержке руководителю отдела по телефону. Пропущенную планёрку посмотрел в записи, задачи на день выполнил.
[Дата] [Подпись] [ФИО]
Образец объяснительной за отсутствие на работе
Объяснительная за отсутствие (вымышленная)
Начальнику цеха № [номер] [ФИО]
от оператора [ФИО]
Объяснительная записка
[Дата] я отсутствовал на работе в течение всей смены.
Причина: ночью у меня поднялась высокая температура, утром я обратился в поликлинику № [номер]. Врач оформил лист временной нетрудоспособности с [дата].
Позвонить мастеру смены до начала работы я не смог, так как находился на приёме. Сообщил о причине в [время] сообщением.
Прилагаю копию листа временной нетрудоспособности.
[Дата] [Подпись] [ФИО]
Образец объяснительной за ошибку в работе
Объяснительная за ошибку (вымышленная)
Главному бухгалтеру АО «[название]» [ФИО]
от бухгалтера [ФИО]
Объяснительная записка
[Дата] я провёл оплату поставщику ТОО «[название]» по счёту № [номер] на сумму [сумма] тенге дважды.
Причина: счёт поступил в бухгалтерию по почте и через систему электронного документооборота, я не проверил номер счёта по реестру платежей.
[Дата] я направил поставщику письмо о возврате переплаты, поставщик подтвердил возврат до [дата]. С [дата] перед каждой оплатой сверяю номер счёта с реестром.
[Дата] [Подпись] [ФИО]
Объяснительная в университет или колледж
В вузе объяснительную пишут на имя декана или заведующего кафедрой. Структура та же, но причина обычно связана с болезнью, семейными обстоятельствами или участием в мероприятиях. Приложите справку, если она есть.
Объяснительная декану (вымышленная)
Декану факультета [название] [университет] [ФИО]
от студента группы [номер] [ФИО]
Объяснительная записка
С [дата] по [дата] я не посещал занятия по уважительной причине: участвовал в республиканской олимпиаде по [предмет] в [город] по направлению кафедры.
Пропущенные лабораторные работы по дисциплине «[название]» согласовал с преподавателем и сдам до [дата].
Прилагаю копию приказа о направлении на олимпиаду.
[Дата] [Подпись] [ФИО]
Как писать: тон и формулировки
Объяснительная — официальный документ, который может лечь в личное дело. Пишите спокойно, коротко и только о фактах. Сравните:
До и после: формулировки (вымышленный пример)
До: Опоздал, потому что так получилось, больше не повторится.
После: Опоздал на 20 минут из-за поломки автобуса, о задержке сообщил руководителю в 8:50.
До: Ошибку допустил коллега, я только провёл платёж.
После: Провёл оплату по счёту, не сверив его с реестром. Переплата возвращена [дата].
До: Я всегда работаю добросовестно и не понимаю претензий.
После: Прилагаю переписку от [дата], где задача была согласована с изменённым сроком.
- Не признавайте больше, чем было: пишите то, что произошло, без оценок вроде «грубо нарушил».
- Не перекладывайте вину без доказательств: обвинение коллеги без фактов ухудшает впечатление.
- Не пишите от руки неразборчиво: если разрешено, наберите текст и подпишите.
- Оставьте себе копию с отметкой о получении или подтверждение отправки: это пригодится при споре.
Чек-лист перед подачей объяснительной
Если ситуация закончилась уходом из компании, пригодится образец заявления на увольнение по собственному желанию, а для нового работодателя можно попросить характеристику с места работы. Новое резюме удобно собрать в конструкторе резюме ArcPixel: создание и предпросмотр бесплатны, скачивание PDF доступно на платном тарифе.
Вопросы об объяснительной записке
- Сколько дней даётся на объяснительную?
- По статье 65 Трудового кодекса РК, если объяснение не представлено по истечении двух рабочих дней с даты получения требования, работодатель составляет акт. Лучше ответить раньше, пока обстоятельства свежи в памяти.
- Можно ли отказаться писать объяснительную?
- Можно, но это не защищает от взыскания: по закону непредставление объяснения не препятствует его применению. Без объяснительной работодатель решает, опираясь только на свою версию событий.
- Пишется объяснительная от руки или на компьютере?
- Закон допускает бумажную форму, электронный документ с ЭЦП или электронный вид с идентификацией работника. Конкретный способ уточните у работодателя, а на бумаге обязательно поставьте подпись.
- Нужно ли прикладывать документы?
- Приложите всё, что подтверждает причину: справку, лист нетрудоспособности, приказ, скриншот. В тексте перечислите приложения, чтобы их не потеряли.
- Объяснительная в вуз пишется так же?
- Структура та же: адресат, автор, факт, причина, приложения, дата и подпись. Адресуйте её декану или заведующему кафедрой и укажите номер группы.
- Какие взыскания могут последовать?
- Статья 64 Трудового кодекса РК предусматривает замечание, выговор, строгий выговор и в отдельных случаях расторжение трудового договора. За один проступок применяется только одно взыскание.
