Thư ứng tuyển chủ động khó hơn một hồ sơ thông thường, vì không có gì cho bạn biết công ty đang cần gì. Phần lớn những lá thư như vậy thất bại theo cùng một kiểu: hỏi xem có vị trí nào trống không, liệt kê các phẩm chất của người gửi, rồi đính kèm CV. Người đọc không có gì để hành động. Lá thư có hiệu quả sẽ nêu một việc cụ thể công ty đang làm, một đóng góp cụ thể bạn có thể mang lại, và một bước tiếp theo rõ ràng.
Lá thư dưới đây là ví dụ hư cấu. Hãy thay mọi tên, đơn vị, mốc thời gian và thành tích bằng thông tin thật của bạn trước khi gửi, và đừng khẳng định một bằng cấp hay kết quả mà bạn không chứng minh được.
Tìm hiểu trước khi viết
- Tìm đúng người nhận: trưởng bộ phận hoặc trưởng nhóm, không phải hộp thư chung, ở nơi công ty công bố thông tin đó.
- Tìm một lý do thật: một dịch vụ họ vận hành, một thị trường họ vừa bước vào, một vị trí lặp lại trong các tin tuyển dụng, điều gì đó cụ thể mà bạn chỉ ra được.
- Xác định bạn đề nghị điều gì: gọi tên một chức năng, đừng nói "bất kỳ cơ hội nào". Người đọc không thể ghép một lời đề nghị mơ hồ với một nhu cầu có thật.
- Kiểm tra trước xem có tin tuyển dụng thật không: nếu có, hãy nộp theo đúng quy trình thay vì gửi kèm một lá thư chủ động.
Mẫu thư chủ động gửi công ty
Kính gửi [tên và chức danh, hoặc tên bộ phận nếu không công bố tên],
Tôi viết thư này để hỏi quý công ty có dự định bổ sung nhân sự cho [chức năng hoặc nhóm cụ thể] hay không. Tôi không ứng tuyển vào một vị trí đã đăng tuyển.
Tôi có chú ý tới [quan sát cụ thể, kiểm chứng được về công ty: một dịch vụ, một cơ sở, một dòng sản phẩm, hoặc một vị trí lặp lại trong tin tuyển dụng]. Nền tảng của tôi là [chức năng của bạn], gần đây nhất tại [nơi làm việc], nơi tôi [một việc cụ thể bạn đã làm, kèm quy mô hoặc kết quả bạn thực sự đo được].
Nếu quý công ty đang tuyển ở mảng này, tôi rất mong được xem xét. Nếu chưa, tôi vẫn trân trọng một cuộc trao đổi ngắn về cách [nhóm hoặc bộ phận] của quý công ty được tổ chức, để sau này tôi liên hệ đúng cách hơn.
Hồ sơ của tôi được đính kèm. Tôi có thể sắp xếp [thời gian], và liên hệ qua [điện thoại] hoặc [email].
Trân trọng,
[Họ tên]
Làm cho bước tiếp theo dễ đồng ý
Hãy đề nghị một điều nhỏ. Một cuộc trao đổi ngắn, một lời giới thiệu tới đúng người, hoặc sự cho phép gửi thông tin của bạn tới nhóm phụ trách tuyển dụng đều dễ chấp thuận hơn nhiều so với một công việc. Hãy nêu thời gian cụ thể thay vì nói rằng bạn linh hoạt, và nói rõ rằng bạn hiểu có thể hiện chưa có vị trí trống. Lá thư chấp nhận một lời từ chối có khả năng được hồi đáp cao hơn nhiều so với lá thư mặc định sẽ được đồng ý.
- Tên công ty và thông tin người nhận chính xác, và thấy rõ lá thư được viết riêng cho họ.
- Bạn đã gọi tên một chức năng cụ thể thay vì hỏi về bất kỳ vị trí nào.
- Mọi khẳng định về công việc của bạn đều là điều bạn chứng minh được khi phỏng vấn.
- Thư nói rõ rằng bạn không ứng tuyển vào một vị trí đã đăng tuyển.
- Thư gói gọn một trang và thông tin liên hệ nằm trong thư, không chỉ ở tệp đính kèm.
Ứng tuyển chủ động có thực sự hiệu quả không?
Đôi khi có, và thường không đến ngay. Kết quả thực tế là được lưu hồ sơ, được báo về một vị trí trước khi đăng tuyển, hoặc được giới thiệu sang đồng nghiệp khác. Hãy xem đây là việc mở một mối liên hệ, không phải một hồ sơ buộc phải ra việc làm.
Nên gửi thư cho ai?
Cho người phụ trách nhóm bạn muốn vào, ở nơi công ty công bố thông tin đó. Nếu không có tên, hãy gửi tới bộ phận theo đúng tên gọi. Tránh lời chào chung chung, và đừng đoán tên hay đoán định dạng email.
Bao lâu thì nên nhắc lại?
Khoảng hai tuần, một lần, ngắn gọn. Hãy trả lời trên chính thư ban đầu thay vì viết thư mới, và đừng gửi lần thứ ba nếu không có hồi âm.
Hãy gửi thư kèm một bản CV dựng theo đúng chức năng bạn đã nêu. Xem mẫu CV để chọn cấu trúc phù hợp, và dựng tài liệu bằng công cụ tạo CV. ArcPixel hiện chưa tạo thư ứng tuyển.